Miten varmistetaan, että tilaaja saa sovitulla hinnalla sen mitä on haluttu?

Otsikon kysymys on kystty minulta useita kertoja ja vastaus on; ei mitenkään. Toisaalta myöskään kiinteissä toimitussopimuksissa sitä ei oikeasti voida taata. Tästä tunnettuna esimerkkinä HKL ja Siemensin metron automatisointiprojekti vuonna 2008. Eivät ne tiukat sopimukset ja lakimiehet vie sitä projektia eteenpäin vaan ainoastaan osaavat ihmiset, jotka kykenevät järjestelmän toimittamaan. Tiukka kiinteä sopimus ei auta, jos toimittajalla ei ole osaamista tai byrokratiaan menee enemmän aikaa kuin itse tekemiseen.

Ketterässä menetelmässä lähdetään siitä lähtökohdasta, että kaikki tekijä osapuolet ovat ihmisiä, kaikkine inhimillisine vikoineen. Parhaatkaan ammattilaiset eivät kykene tekemään täydellistä vaatimusmäärittelyä etukäteen. Ihmisten aivokapasiteetti ei yksinkertaisesti riitä. Jos kerran vaatimusmäärittelyäkään ei pysty tekemään täydellisesti, niin miten sitten tämän päälle tehty valmis toteutussuunnitelma? Ketterässä tekemisessä lähdetään siitä, että vaatimusmäärittelyä ja suunnitelmaa ei voi tehdä etukäteen inhimillisten rajoitusten vuoksi.

Ketterässä menetelmässä tiukka vaatimusmäärittely ja suunnitelma korvataan kommunikaatiolla asiakkaan kanssa. Parhaat tulokset saadaan kun asiakkaan edustaja ja kehitystiimi istuvat koko kehitysprojektin samassa huoneessa ja vierekkäin. Tämä takaa sen, että kommunikaatio toimii pakostikin, eikä synny vastakkain asettelua, vaan ollaan yhdessä tekemässä yhteistä projektia. Lisäksi ketterässä menetelmässä tarjotaan asiakkaalle jatkuvalla syötöllä selkeitä ennusteita ja mahdollisuutta tarkastella miten muutokset laajuuteen (eli vaatimuksiin) vaikuttavat toteutusaikatauluun, eli suoraan kustannuksiin.

Ketterää projektia tehdään käytännössä aina tuntihintaisena tällöin on varsin suoraviivaista ennustaa paljonko tunteja halutulla budjetilla saa. Kun asiakkaalle lisäksi tarjotaan koko aika selkeät työkalut siihen, että hän näkee mihin jäljellä olevat rahat vielä riittävät, niin projekti ei oikein voi epäonnistua mitenkään. Käytännössä säädetään siis vaatimuksia niin, että budjetilla saadaan paras mahdollinen tuotos, mitä sillä on mahdollista saada. Alkuperäinen kysymys on itseasiassa asenteellinen ja väärä, koska se kysyy imperfektissä mitä on haluttu. Oikeampi kysymys on, että miten taataan, että tilaaja saa jäljellä olevalla budjetilla sen mitä halutaan tämän hetken parhaalla mahdollisella tiedolla?

Tämän lisäksi kehitystiimi toimittaa kahden viikon välein julkaisukelpoisen version järjestelmästä ja jos tilaaja ei ole tyytyväinen tiimin työskentelyyn niin hän voi päättää sopimuksen omalta puoleltaan milloin tahansa ja etsiä uuden kumppanin, tai palata vesiputouskehitysmalliin. Lisäksi hyväksymistestausta ei tehdä projektin lopussa vaan parasta olisi, että asiakkaalla olisi toimittaa henkilö hoitamaan hyväksymistestausta päivittäin tiimin kanssa, jolloin lopussa ei tule enää yllätyksiä.

Muokattu 4.3.2021: Korjattu kirjoitusvihreitä ja yksinkertaistettu lauserakenteita.